MPS – Managed Print Service
Eigenfertigung, Fremdbezug oder Ausleihen? Diese Frage stellen sich gerade kleine und mittelständische Unternehmer in ganz unterschiedlichen Bereichen Ihrer Arbeitsprozesse.
Selbstverständlich ist eine solche Entscheidung anhand einer Reihe an Entscheidungskriterien zu treffen. Dabei mag der eine oder andere Unternehmer zunächst an große Investitionen denken und ist in der Versuchung, den Bereich der Materialbeschaffung zu vernachlässigen. Doch ganz gemäß dem Sprichwort “Kleinvieh macht auch Mist”, treten gerade in diesem Gebiet ungeahnte Kosten und zeitliche Mehraufwände hervor.
Häufige Probleme beim Druckmanagement
Vielleicht kommt Ihnen das bekannt vor: Sie haben abteilungsübergreifend unterschiedliche Druckgeräte und -maschinen in Ihrem Unternehmen (gegebenenfalls sind diese nicht aufeinander abgestimmt). Mit den unterschiedlichen Fachbereichen kann es recht schwierig sein, das Druckverhalten langfristig zu überwachen und etwaige Ineffizienzen zu identifizieren. Durch die undurchsichtige Beschaffungsplanung und keine klaren Zuständigkeiten, wird das Verbrauchsmaterial oftmals nicht richtig kalkuliert oder gar zu spät bestellt. Im ungünstigsten Fall kann das zu Materialengpässen führen.
Darüber hinaus stellt ein unnötiger Verbrauch an Druckpapier neben hohen Kosten auch ein zusätzlicher Entsorgungsaufwand und eine Belastung für die Umwelt dar.
Was sind Managed Print Services?
Bei Managed Print Services (oder auch MPS) handelt es sich um ein Outsourcing-Lösung für Ihre innerbetrieblichen Drucklösungen. Als Rundum-Sorglos-Paket beaufsichtigt beim MPS ein Dienstleister die Hardware und stellt sowohl Verbrauchsmaterialen als auch die entsprechenden Ersatzteile zu Verfügung. Die Bedingungen und der Arbeitsaufwand in Bezug auf administrative Angelegenheiten wie Nutzerproblemen und Verwaltung, wird vom jeweiligen Modell und Vertrag bestimmt.
Ziel ist hierbei, das Druckverhalten nachhaltig zu optimieren, sowie die Dokumentverarbeitung auszulagern, was wiederum eine Hilfe für die IT-Abteilung darstellen kann.
Unterschiedliche Lösungen helfen Ihnen ferner dabei, die Vertraulichkeit von Dokumenten zu wahren, und somit zu einer besseren Compliance der gesetzlichen Leitlinien beizutragen. Dies ist vor allem im Anbetracht von personenbezogenen Daten und der damit in Zusammenhang stehenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unablässig.
Wie wird ein Managed Print Service System implementiert?
Im ersten Schritt wird häufig eine Bedarfsanalyse innerhalb des Unternehmens durchgeführt. In diesem Zug wird ein Großteil der Hardware (z.B. Multifunktionsgeräte, Drucker, Kopierer, Scanner) oftmals ausgetauscht.
Im nachfolgenden Schritt wird auf den Computern eine spezielle Software installiert, um die Druckaktivitäten zu überwachen. Diese wertet gewisse Muster im Druckverhalten aus und nimmt im Nachfolgenden entsprechende Änderungen vor. Hauptziel dabei ist, Sie bei der Optimierung Ihrer administrativen Tätigkeiten zu unterstützen. Dies ist nicht nur äußerst bequem, sondern führt auch dazu. Dass Sie eine bessere Übersicht über Druckabfälle und Druckvorgänge bekommen.
Vorteile von Managed Print Services
1. Einsparungen bei Papier und Druckertinte und Stromkosten
4. Mehr Sicherheit
7. Direkter und zuverlässiger Ansprechpartner
2. Entlastung von Einkauf und Helpdesk-Mitarbeitern
5. Höhere Transparenz bei den Druckvorgängen
8. Klar definierte Zuständigkeiten
3. Erhöhte Produktivität der Beschäftigten
6. Ökologisch nachhaltig
Wie erfolgt die Abrechnung bei einem Managed Print Service?
Genauso wie der Umfang, so kann auch die Abrechnung bei MPS unterschiedlich gestaltet werden. Manchmal erfolgt die Abrechnung nutzungsbasiert (z.B. pro ausgedruckter Seite). In den meisten Fällen wird im Zuge einer Bedarfsanalyse ein geschätzter Druckrahmen ermittelt. Bei zu hoher bzw. zu niedriger Auslastung wird dies separat berechnet. Die zusätzlich bestehenden Verwaltungs- und Wartungsverträge als auch die Pauschalversorgung mit Tinte und Toner werden in den meisten Fällen auf monatlicher Basis berechnet.
Als langjähriger Partner für professionelle Drucklösungen hat sich ITA Systeme mit intelligenten Lösungen darauf spezialisiert, Ihre Druckprozesse mithilfe von Managed Print Services noch besser und effizienter zu gestalten.
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