Kategorie: Dokumentenmanagement

Laut der im Mai 2018 eingeführten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen sichergehen, dass die von ihnen gesammelten, personenbezogenen Daten sachgemäß und sicher gespeichert bzw. verarbeitet werden. Die Einführung einer DMS kann Prozessoptimierung und Revisionssicherheit gewährleisten, indem zum Beispiel digitalisierte Aufbewahrungsfristen entsprechend gekennzeichnet werden.

Gerade bei Unternehmen und Organisationen mit verschiedenen Standorten kann das Anfordern und Verteilen von Dokumenten einige Zeit in Anspruch nehmen. Und selbst wenn jene digital abgelegt sind, so ist die Suche nach einem bestimmten Dokument oft sehr zeitaufwändig. Aus diesem Grund sind Dokumentenmanagementsysteme mit vielseitigen Suchfunktionen ausgestattet.

worin Deadlines und wichtige Termine elektronisch überwacht werden können. Da gerade bei wichtigen Entscheidungen der Freigabeprozess besonders intensiv ist, sind hier oftmals mehrere Abstimmungsrunden erforderlich. Des Weiteren kann ein Workflow für Standardkommunikation generiert, und entsprechende Vorlauffristen eingeführt werden.

Viele Dokumente sollen nach Ablauf einer Frist vernichtet werden. Mithilfe eines DMS werden über den gesamten Zeitraum hinweg, wichtige Abwandlungen verzeichnet und dokumentiert. Dies bietet Transparenz und schützt vor unrechtmäßigen Änderungen.

stellen den Dreh- & Angelpunkt eines jeden DMS dar, sodass alle Verträge, Informationen und Unterlagen übersichtlich gesammelt werden. Hier können auch für die verschiedenen Ebenen unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden.

Egal in welcher Form (ob mündlich, per E-Mail oder in anderer schriftlicher/elektronischer Form) wichtige Informationen ankommen – wichtige Informationen sollten stets abrufbar sein.