Die Arten und Formen der Verständigung haben sich im Zuge der immer weiter voranschreitenden Digitalisierung und Automatisierung in den letzten Jahren grundlegend verändert. Und all dem zum Trotz sind wir in unserem täglichen Leben (sei es ein Arztbesuch oder Behördengang) einer Vielzahl an Dokumenten ausgesetzt: Nach wie vor sind Dokumente ein wichtiger Baustein unserer Kommunikation. Vor allem aus rechtlicher Sicht sind Schriftstücke dieser Art von immenser Bedeutung.
Die unterschiedlichen Arten der Dokumentensammlung und -verarbeitung sind sehr vielfältig. Was früher in alten Aktenschränken und Regalen verstaubt ist, wird heutzutage vermehrt digital und online gespeichert. In vielerlei Hinsicht ist die altbekannte „Ablage“ daher heutzutage hinfällig.
Allerdings führt dies auch häufig zu ungeahnten Herausforderungen. Wo können die Dokumente sicher abgespeichert werden? Wer hat Zugriff und wann? Wie stelle ich sicher, dass bei der immer größer werdenden Menge an Dokumenten stets eine Übersicht gewährleistet werden kann?
Was ist Dokumentenmanagement?
DM ist eine Abkürzung für Dokumentenmanagement und wird im Englischen oftmals auch als document management system (DMS) oder electronic document management (EDM) angeführt. Hierbei handelt es sich um den Datenbank unterstützten Umgang mit Dokumenten. Dies ist ein gesamtheitlicher Prozess und umfasst in der Regel deren Erstellung, Bearbeitung, Ein- & Ausgabe, Verteilung und Archivierung.
Laut der im Mai 2018 eingeführten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen sichergehen, dass die von ihnen gesammelten, personenbezogenen Daten sachgemäß und sicher gespeichert bzw. verarbeitet werden. Die Einführung einer DMS kann Prozessoptimierung und Revisionssicherheit gewährleisten, indem zum Beispiel digitalisierte Aufbewahrungsfristen entsprechend gekennzeichnet werden.
Gerade bei Unternehmen und Organisationen mit verschiedenen Standorten kann das Anfordern und Verteilen von Dokumenten einige Zeit in Anspruch nehmen. Und selbst wenn jene digital abgelegt sind, so ist die Suche nach einem bestimmten Dokument oft sehr zeitaufwändig. Aus diesem Grund sind Dokumentenmanagementsysteme mit vielseitigen Suchfunktionen ausgestattet.
worin Deadlines und wichtige Termine elektronisch überwacht werden können. Da gerade bei wichtigen Entscheidungen der Freigabeprozess besonders intensiv ist, sind hier oftmals mehrere Abstimmungsrunden erforderlich. Des Weiteren kann ein Workflow für Standardkommunikation generiert, und entsprechende Vorlauffristen eingeführt werden.
Viele Dokumente sollen nach Ablauf einer Frist vernichtet werden. Mithilfe eines DMS werden über den gesamten Zeitraum hinweg, wichtige Abwandlungen verzeichnet und dokumentiert. Dies bietet Transparenz und schützt vor unrechtmäßigen Änderungen.
stellen den Dreh- & Angelpunkt eines jeden DMS dar, sodass alle Verträge, Informationen und Unterlagen übersichtlich gesammelt werden. Hier können auch für die verschiedenen Ebenen unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden.
Egal in welcher Form (ob mündlich, per E-Mail oder in anderer schriftlicher/elektronischer Form) wichtige Informationen ankommen – wichtige Informationen sollten stets abrufbar sein.
Was spricht für ein Dokumentenmanagement?
Die Gründe, sich etwas intensiver mit einem ordentlichen Dokumentenmanagementsystem zu befassen, sprechen für sich:
– Geschäftsprozesse, die gewisse Dokumente involvieren, können automatisiert werden
– Kosten für zusätzlichen Speicherplatz können vermieden werden
– Etwaige Modifikationen und Veränderungen werden besser protokolliert
– Doppelablage (und damit mehr Arbeitsaufwand) wird vermieden
– Eine digitale Ablage ermöglicht den synchronen Zugriff von verschiedenen Mitarbeitern einer Organisation
– Notiz- und Kommentarfunktion ermöglicht interaktiven Austausch auch über Abteilungen hinweg
– Unterschiedliche Dokumentenversionen können besser verwaltet werden
– Dokumente können mithilfe von Suchmaschinen etc. schneller wiedergefunden werden
Wir von ITA Systeme sind als langjähriger und zuverlässiger Partner stets darauf bedacht, Ihrem Unternehmen in den Bestrebungen eines effizienten Dokumentenmanagementsystems die richtigen Tools mit auf den Weg zu geben.
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