Output Management
„Drucken kann jeder“ – diese Meinung sollte heutzutage in vielen Organisationen weit verbreitet sein. Weshalb sich aber vor allem mit Hinsicht auf die digitale Transformation ein smarter Ansatz in Sachen Druckmanagement lohnt, haben wir von ITA Systeme in dem folgenden Artikel für Sie zusammengefasst.
Was ist Output Management (OM)?
Output Management bezeichnet die unterschiedlichen Prozesse, die zur Dokumentenerstellung und -austeilung an die designierten Empfänger erforderlich sind. Da das Output Management sowohl physische als auch elektronische Dokumente umfasst, beinhalten die OM-Aufgabenbereiche sowohl Datenaufbereitung (Erstellen, Formatieren, Optimieren), Datenübernahme, sowie deren Druck, Kuvertierung und Zustellung. Durch die immer komplexeren Ausgabekanäle, erfolgt letzteres nicht mehr nur in Papierform oder PDF, sondern kann auch durch andere digitale Kanäle wie E-Mail, SMS oder Webseiten verbreitet werden. Bisher war es besonders wichtig, Druckaufträge und Drucker besonders nutzbringend zu managen und zu steuern. Doch aufgrund von vielen, neuen Output-Kanälen ist heutzutage vor allem ein sogenanntes Omni-Channel-Output-Management zu empfehlen, um die verschiedenen Kommunikationskanäle miteinander zu verbinden. Kurz gesagt, geht es beim Output Management darum, die speziellen Inhalte gemäß dem entsprechenden Empfängerprofil vorzubereiten.
Wichtig beim Output Management ist außerdem die Gewährleistung von Datensicherheit, da es sich oftmals um vertrauliche Dokumente handelt. Außerdem sollten gewisse „Quality Gates” vor allem vor der Dokumentenausgabe zur Prüfung dienen.
Warum sich Output Management lohnt
Eine zentrale Dokumentenverwaltung bringt viele Vorteile mit sich:
– Revisionssichere Speicherung, Verarbeitung und Verbreitung von Dokumenten
– Kohärentes Layout bzw. Design
– Einsparungseffekte durch das Zusammenfassen von Dokumenten
Idealerweise bieten Output Management-Lösungen gewisse Schnittstellen, um aus den entsprechenden Anwendungsumgebungen, notwendige Dokumente und Informationen entgegen zu nehmen und zu verteilen. Somit wird der allgemeine Verwaltungsaufwand beim Thema Drucken reduziert. Des Weiteren ist ein leistungsfähiges OMS auch in der Lage, kundenindividuell gesteuerte Kommunikation effizient zu betreiben.
Eigenschaften einer gelungenen Output Management Software
– In sich geschlossener Druck-Workflow
– Volltextsuche
– Druckaufträge können auf unterschiedliche Drucksysteme verteilt werden
– Abstimmung auf das Unternehmensdesign
– Angepasster Druck-Workflow
– Dokumentenmanagement auch in unterschiedlichen Sprachen möglich
– Integritätssicherung
– Berechtigungs- und Zugangsverwaltung
– Unterschiedliche Berechtigungsfreigaben
– Verarbeitung von verschiedenen Input- und Output-Formaten
– Monitoring von Druckstatus und Druckaktivitäten
– Digitale Signierfunktion
– Ermöglicht Schnittstellen zu anderen Geschäftsprozessen
– Formularmanagement
– Kann für alle gängigen Kommunikationskanälen eingesetzt werden
– Multi-Channel-Eigenschaften um E-Mail, Web, Print etc. ausgeben zu können
– Textbausteine und -vorlagen
Anwendungsmöglichkeiten von Output-Management-Systemen
Mittlerweile sind solche Output-Prozesse beim direkten Kontakt mit Kunden oder Geschäftspartnern von Bedeutung, sondern finden auch in Produktion, Logistik und Fertigung vermehrt Anklang. Da bei solchen Prozessen häufig individuelle Anweisungen erforderlich sind, lassen sich diese mit OM-Systemen automatisiert entwickeln und verteilen.
Durch die digitale Transformation haben sich in den vergangenen Jahren die Output-Management-Systeme selbst verändert, sodass heutzutage auch mehr Cloud-Lösungen zur Verfügung stehen.
All diese nützlichen Eigenschaften können letztendlich nur dann im vollem Umfang genutzt werden, wenn ein leistungsfähiges Output-Management-System dahinter steht. Gleichzeitig sollte die Benutzung für den Anwender aber auch intuitiv und leicht zu handhaben sein, sodass das OMS im Hintergrund einen großen Teil der Arbeit von selbst erledigen kann. Da die Nutzmöglichkeiten eines Output-Managements sehr individuell sind, sollte solch ein System vor allem Flexibilität bieten, sodass sowohl der Funktionsumfang als auch die Infrastruktur skalierbar wird.
Um all diese Aspekte unter einen Hut zu bekommen und ohne dabei in dem Dschungel an Möglichkeiten den Überblick zu verlieren, ist es ratsam sich auf die Kompetenz von Experten zu verlassen. ITA Systeme ist Ihr Partner für intelligente IT- & Drucklösungen und kann Sie in Sachen Output-Management-Systeme ideal beraten.
Wir von ITA Systeme sind als langjähriger und zuverlässiger Partner stets darauf bedacht, Ihrem Unternehmen in den Bestrebungen eines effizienten Dokumentenmanagementsystems die richtigen Tools mit auf den Weg zu geben.
Erfahren Sie mehr
Sie benötigen mehr Informationen und möchten mehr über Output Management erfahren?
Unser professionelles Expertenteam berät Sie gerne.
Nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!
