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Was sind Managed Print Services?

Bei Managed Print Services (oder auch MPS) handelt es sich um ein Outsourcing-Lösung für Ihre innerbetrieblichen Drucklösungen. Als Rundum-Sorglos-Paket beaufsichtigt beim MPS ein Dienstleister die Hardware und stellt sowohl Verbrauchsmaterialen als auch die entsprechenden Ersatzteile zu Verfügung. Die Bedingungen und der Arbeitsaufwand in Bezug auf administrative Angelegenheiten wie Nutzerproblemen und Verwaltung, wird vom jeweiligen Modell und Vertrag bestimmt.

Ziel ist hierbei, das Druckverhalten nachhaltig zu optimieren, sowie die Dokumentverarbeitung auszulagern, was wiederum eine Hilfe für die IT-Abteilung darstellen kann.

Unterschiedliche Lösungen helfen Ihnen ferner dabei, die Vertraulichkeit von Dokumenten zu wahren, und somit zu einer besseren Compliance der gesetzlichen Leitlinien beizutragen. Dies ist vor allem im Anbetracht von personenbezogenen Daten und der damit in Zusammenhang stehenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unablässig.

Wie wird ein Managed Print Service System implementiert?

Im ersten Schritt wird häufig eine Bedarfsanalyse innerhalb des Unternehmens durchgeführt. In diesem Zug wird ein Großteil der Hardware (z.B. Multifunktionsgeräte, Drucker, Kopierer, Scanner) oftmals ausgetauscht.

Im nachfolgenden Schritt wird auf den Computern eine spezielle Software installiert, um die Druckaktivitäten zu überwachen. Diese wertet gewisse Muster im Druckverhalten aus und nimmt im Nachfolgenden entsprechende Änderungen vor. Hauptziel dabei ist, Sie bei der Optimierung Ihrer administrativen Tätigkeiten zu unterstützen. Dies ist nicht nur äußerst bequem, sondern führt auch dazu. Dass Sie eine bessere Übersicht über Druckabfälle und Druckvorgänge bekommen.