Software Lösungen für Ihr Büro
Die digitale Transformation ist ein branchenübergreifendes Phänomen, das nach den Großkonzernen längst auch kleine und mittelständische Unternehmen erreicht hat. Gerade in der Industrie führt ein Mehr an, Autonomie und Selbststeuerung dazu, dass ein intelligenter Datenaustausch verschiedener Systeme zustande kommt.
Im Zuge grundlegender Innovationen wird Altbekanntes gerne einmal kritisch hinterfragt und gegebenenfalls ganz verworfen. Dabei besteht aber kein Zweifel, dass das Thema Digitalisierung (was im engsten Sinn ein weiterer Schritt der Automatisierung ist) eine unternehmensübergreifende Strategie benötigt und damit direkt zur „Chefsache“ werden sollte. Um ein holistisches Konzept zu erarbeiten, ist es unabdingbar, sich mit den unterschiedlichen Software Lösungen am Markt einmal zu befassen.
Office-Softwarelösungen
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Kofax AutoStore
Prozesse automatisieren – Aufwand reduzieren!
Kofax AutoStore ist konzipiert für Unternehmen jeder Größenordnung, die auf einfache Art und Weise Ihren Dokumentenerfassung automatisieren und nachhaltig optimieren möchten.
- Unkompliziert zu installieren und zu konfigurieren
- Einfache Wartung, einfacher Betrieb
- Sicheres Kommunizieren durch SSL-Verschlüsselung
- Automatisierte Formularerkennung z. B. für Rechnungen, Lieferscheine u.a.
- Einfache Einbindung der DEVELOP Multifunktionssysteme (Display-Integration via OpenAPI-Schnittstelle)
- Äußerst flexibel anpassbar für kundenindividuelle Workflows
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Document Navigator
Workflow-Optimierung war nie einfacher!
Die Funktionen von Document Navigator sind genauso effektiv wie einfach zu bedienen. Sie vermeiden manuelle Arbeitsvorgänge und optimieren dadurch nachhaltig den bürointernen Workflow. So ist es zum Beispiel möglich, Dokumente von vornherein in den Formaten .docx oder .xlsx einzuscannen und sie vom Multifunktionssystem aus direkt in einen Windows-Ordner, an E-Mail-Adressen, Google Drive, Evernote oder Microsoft SharePoint / SharePoint Online (Office 365) zu schicken. Das spart Zeit und Mühen – und erlaubt es Ihnen, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren.
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ELO ECM Suite
Bewährtes Dokumentenmanagementsystem für den Mittelstand
Ihre Ziele erreichen Sie nur mit dem richtigen Enterprise Content Management System – ELO ECM.
Die Modularität, die hohe Skalierbarkeit und die Plattformunabhängigkeit sind entscheidende Eckpfeiler für den Einsatz in einem produktiven Umfeld mit hoher Investitionssicherheit.
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YSoft SafeQ
Skalierbare Druckmanagementlösung
In den meisten Unternehmensumgebungen ist eine präzise Übersicht über Druckvorgänge und -kosten erforderlich, um Budgets einhalten und Druckkosten senken zu können. Auch stellen Bildungs- und öffentliche Einrichtungen sowie projektbezogen arbeitende Nutzer die Druckkosten meist dem einzelnen Benutzer in Rechnung.
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EveryonePrint
Mobilität ist heute in der Geschäftswelt unverzichtbar
Systeme, die nicht standortgebunden sind, geben den Mitarbeitern die Freiheit, erheblich flexibler und damit effektiver zu arbeiten. Druckvorgänge bilden hier keine Ausnahme. EveryonePrint erlaubt es, das ineo Multifunktionssystem direkt vom Smartphone oder Tablet-PC aus anzusteuern, um schnell und sicher drucken zu können – an jedem Ort, zu jeder Zeit.
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Dispatcher Paragon Suite
Druck- und Scan-Infrastruktur im Unternehmen
Als Lösung für das Druckmanagement und die Dokumentenerfassung umfasst die Plattform der Dispatcher Suite einerseits
Dispatcher Paragon für das Druckmanagement und andererseits Dispatcher Phoenix für automatisierte Workflows. Die Suite
mit ihrem großen Funktionsumfang wurde für Unternehmen entwickelt, die ihre Druckservices effizient verwalten und die
zugehörigen Kosten senken, die Effizienz durch Implementierung digitaler Workflows steigern und die Dokumentensicherheit
verbessern wollen.
Was ist überhaupt eine Softwarelösung?
Software Lösungen sind Anwendungen, die das Unternehmen bzw. die Organisation beim Lösen eines bestimmten Problems unterstützen. Ziel hierbei ist letzten Endes eine Arbeitserleichterung bestimmter Prozesse anzustreben, wie beispielsweise die Automatisierung von Prozessen, die Optimierung von Workflows oder ein Vereinfachen des Druckmanagements und der Dokumentenerfassung. Software Lösungen finden in den unterschiedlichsten Abteilungen (z.B. Vertrieb, Logistik etc.) Anwendung und verbinden oftmals mobile Computerprogramme, Betriebssysteme oder Applikationen mit einer entsprechenden Hardware. Gleichzeitig kann auch die Verknüpfung verschiedener Benutzerprogramme gemeint sein.
Hierbei wird hauptsächlichen zwischen Standardsoftware und Individualsoftware unterschieden. Lösungsanbieter sind neben großen Technologiekonzernen auch kleinere IT-Dienstleister oder Lösungsanbieter.
Was sind Managed Print Services?
Bei Managed Print Services (oder auch MPS) handelt es sich um ein Outsourcing-Lösung für Ihre innerbetrieblichen Drucklösungen. Als Rundum-Sorglos-Paket beaufsichtigt beim MPS ein Dienstleister die Hardware und stellt sowohl Verbrauchsmaterialen als auch die entsprechenden Ersatzteile zu Verfügung. Die Bedingungen und der Arbeitsaufwand in Bezug auf administrative Angelegenheiten wie Nutzerproblemen und Verwaltung, wird vom jeweiligen Modell und Vertrag bestimmt.
Ziel ist hierbei, das Druckverhalten nachhaltig zu optimieren, sowie die Dokumentverarbeitung auszulagern, was wiederum eine Hilfe für die IT-Abteilung darstellen kann.
Unterschiedliche Lösungen helfen Ihnen ferner dabei, die Vertraulichkeit von Dokumenten zu wahren, und somit zu einer besseren Compliance der gesetzlichen Leitlinien beizutragen. Dies ist vor allem im Anbetracht von personenbezogenen Daten und der damit in Zusammenhang stehenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unablässig.
Wie wird ein Managed Print Service System implementiert?
Im ersten Schritt wird häufig eine Bedarfsanalyse innerhalb des Unternehmens durchgeführt. In diesem Zug wird ein Großteil der Hardware (z.B. Multifunktionsgeräte, Drucker, Kopierer, Scanner) oftmals ausgetauscht.
Im nachfolgenden Schritt wird auf den Computern eine spezielle Software installiert, um die Druckaktivitäten zu überwachen. Diese wertet gewisse Muster im Druckverhalten aus und nimmt im Nachfolgenden entsprechende Änderungen vor. Hauptziel dabei ist, Sie bei der Optimierung Ihrer administrativen Tätigkeiten zu unterstützen. Dies ist nicht nur äußerst bequem, sondern führt auch dazu, dass Sie eine bessere Übersicht über Druckabfälle und Druckvorgänge bekommen.
Wie wird ein Managed Print Service System implementiert?
Software Lösungen spielen eine entscheidende Rolle in der Optimierung von Geschäftsprozessen und tragen wesentlich zur Effizienzsteigerung in Unternehmen bei. Insbesondere Software Solutions, die als Enterprise Content Management Systems dienen, ermöglichen eine strukturierte und sichere Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Diese Systeme vereinfachen den Zugriff auf Daten und fördern die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen.
Zusätzlich bieten Managed Print Services eine wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung von Druckinfrastrukturen. Nutzt man beide dieser Software Lösungen, so verhilft das Unternehmen nicht nur seine Betriebskosten zu senken, sondern auch ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern. Die Integration dieser modernen Technologien in die täglichen Arbeitsabläufe ist daher nicht nur notwendig, sondern auch ein Schritt in die richtige Richtung für eine zukunftsfähige und nachhaltige Unternehmensstrategie.
Schritt für Schritt zum Ziel
Im Nachfolgenden möchten wir Ihnen einige Tipps mit an die Hand geben, um solch eine technische Transformation voranzutreiben.
Hierbei sind vor allem folgende Fragen von Bedeutung:
1. Welche Softwarelösungen gibt es bereits im Unternehmen?
Hierbei steht nicht nur lediglich eine digitales Makeover, sondern vielmehr eine Neuüberdenkung des Prozessmanagements im besonderen Fokus. Ein gelungenes Changemanagement zeichnet sich nämlich vor allem dadurch aus, dass selbst grundlegende Workflows neu aufgerollt und nach Ineffizienz untersucht werden. Vor allem im technologischen Bereich wäre hier zu raten, dass die aktuell verwendeten Softwareprodukte in jedem Abteilungsbereich entsprechend identifiziert werden können. In diesem Zuge kann auch entschieden werden, ob etwaige Systeme unterdessen überflüssig oder gar obsolet geworden sind.
2. Welche Softwarelösungen erfüllen welchen Zweck?
Im nächsten Schritt gilt es sich die gegenwärtigen Betriebsplattformen einmal genauer anzuschauen.
Da die jeweiligen Ausführungsmöglichkeiten heutzutage sehr vielfältig sind, sollten aus demselben Grund auch die jeweiligen Ausführungsplattformen eindeutig bestimmt sein. Die Entscheidung hängt neben dem Verwendungszweck natürlich auch von der Art der Software (ob es sich z.B. und eine „On-Premise Software“ oder „Software as a Service“ handelt).
3. Kennt Ihr Team die aktuellen Software Solutions?
Eine nicht zu unterschätzende Komponente bei der Implementierung von (neuen) Softwaresolutions ist die allgemeine Annahme in den einzelnen Fachabteilungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen und Mitarbeiter über die Funktionalitäten Bescheid wissen. Hier ist es auch empfehlenswert, spezifische Kurse und Webinare anzubieten oder auf bereits vergangene Workshops und Schulungsmaterialien zurückzugreifen.
Für jedes Unternehmen, dass mit dem aktuellen Stand der Technik mithalten möchte, sind Softwarelösungen für zukunftsorientierte Innovationen unabdingbar, da sie zu einer erheblichen Erleichterung des Arbeitsalltages beitragen.
ITA bietet Ihnen hierfür eine breite Palette an Spitzenprodukten für intelligente IT- & Drucklösungen.
Hierbei unterscheiden wir hauptsächlich zwischen den folgenden Softwareoptionen: Business Printing, Professional Printing und Industrial Printing. Für Ersteres bieten wir zum Beispiel eine WorkFlow-Software, die eine Reihe an Tools zur Verfügung stellt, um den gesamten Druckablauf eines Unternehmens bestmöglich zu organisieren, automatisieren und optimieren.
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Gerne stehen wir Ihnen mit unserer IT-Beratung oder Infrastruktur-Bedarfsanalyse zur Verfügung, um eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Egal ob Sie das Rechnungs-Management oder Vertrags-Management optimieren möchten oder Ihre IT-Sicherheit verbessern möchten – bei ITA Systeme sind Sie in besten Händen.
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